مدیریت ساختمان چیست؟

مدیریت در ساختمان وظیفه ای بسیار سنگینی بوده, بعضی هابر این اشتباهند که این موضوع وظیفه بسیار کار سبکی است.کسی که چنین وظیفه ای به عهده میگیرد پایبندی به قوانین مربوطه جزو تعهد اصلی آن می باشد.خب دوستان به اولین مقاله از خدمات مالی و حقوقی مرتبط به ساختمان رسیدیم. همچنین قصد این را داریم مقالات بسیار جامعی در این زمینه برای شما فراهم کنیم.در این مقاله در وحله اول قصد به توضیحات ابتدایی و مقررات ساختمان برای شما عزیزان خواهیم داشت.

مطالبی که در این مقاله خوانده میشود

• مدیریت ساختمان
• مدیر ساختمان چه کسی می باشد؟
• شناخت مجمع جهت گزینش مدیر ساختمان
• مهم ترین وظایف شخص  مدیر ساختمان
• مسئولیت مدیر ساختمان در برابر رخدادها
• دستمزد مدیر ساختمان چگونه برآورد می شود
• رسیدگی به قانون شکنی مدیر ساختمان
• پر تکرار ترین سوالات

مدیریت ساختمان

جامعه ای که ما داخل آن زندگی میکنیم برای اینکه روی نظم حرکت کند به قوانین اصولی و کسی که آن اجرا کند بسیار, نیازمند می باشد.در اکثر ساختمان ها برای اینکه افراد به مشکل آپارتمان نشینی برنخورند با توجه به رای گیری یک فرد مناسب را به مدیر منصوب می کنند.این مدیر وظیفه های نظیر : اجرای قانون , تامین آرامش همسایگان , رعایت احترام , ساماندهی به نظم و انضباط ساختمان و .. دارا می باشد.

مدیریت نمودن نقش بسیار مهمی در به عرضه گذاشتن خدمات شایسته برای ساکنین همچنین ایجاد ارتباط صحیح برای جلب اعتماد بیشتر آنان ایفا میکند. قوانین برای ساختمان در هر سیستم آپارتمانی را می توان به صورت ویژه مانند یک اساسنامه تنظیم و عملی کرد.

مدیر ساختمان چه کسی می باشد؟

هر مجتمع به صورت کلی ( تجاری , مسکونی و اداری) به یک مدیر خبره و چند نفر در نقش هیئت مدیره برای برقراری نظم و قانون نیازمند می باشد.این فرد ماهر باید در زمینه های قوانین آپارتمان نشینی (تملک) , مدیریت, نظارت و … اطلاعات کافی را داشته باشد.

قوانین آپارتمان نشینی(تملک) کلیه وظایف مدیر اعم از محدوده توانایی در انجام کار , محدوده اجرای قوانین برای ساکنان همچنین موارد مشابه می باشد.اما بسیاری از کاربرانی که در حال مطالعه این مقاله هستند پیش زمینه ای از این موضوع ندارند به خاطر همین دلیل ابتدا به مدیر ساختمان چه کسی است می پردازیم.

مالکین در مجمع عمومی, مدیر ساختمان را بر اساس تخصص، تعهد,پشتکار و روابط عومی بالا منصوب می نمایند.توجه شود که اگر در یک ساختمانی که شامل قانون مالکیت می باشد و مالکین بیشتر از (3 الی 4) تن باشند باید برای انتخاب مدیر سریعا” اقدام کنند.مجمع عمومی (همان انتخاب کنندگان) می توانند هم از بین ساکنین و حتی فردی مسلط در این زمینه در بیرون از ساختمان جهت سمت مدیریت ساختمان برگزینند.

حتما این نکته را در نظر بگیرید که اعضای هیئت مدیره نباید عددی زوج مانند (4) باشد چرا که در اجرایی کردن تصمیمات خود به مشکل تعداد نظرات (مانند 50 درصد قبول و رد) بر می خورند.

وظایف مدیر در شش عمل زیر خلاصه می شود:

1. ساماندهی ساختمان
2. فراهم کردن بیمه برای ساکنان و ساختمان
3. معین کردن میزان واریز هزینه هر واحد برای پرداخت در قبوض خاص
4. جلوگیری از ارایه خدمات به شخص قانون شکن و بدهکار
5. برخورد با شخص قانون شکن همچنین بدهکار و درست کردن پرونده
6. رفتن به اداره ثبت جهت اجرایی کردن

شناخت مجمع عمومی ساختمان

طبق قانون آپارتمان نشینی, مالکین هر واحد اصلی ترین افراد در تصمیم گیری، ساماندهی و همچنین بهبود خدمات مطلوب ساختمان می باشند.مالکین عضو اصلی این گروه و مستاجر عضو غیر رسمی به حساب می آیند.

طبق گفته فوق حضور افراد رسمی در مجمع اجباری و می توانند نظرات خود را به اشتراک بگذارند اما افراد مستاجر الزامی نبوده گرچه در بهبود تصمیم گیری ها و مشارکت در امور ساختمان می توانند شرکت کنند. درست است که مستاجر عضو غیر رسمی به شمار می آید اما توصیه های آنان در بسیار از مواقع می تواند خیلی مطلوب تر نسبت به مالکین باشد. مجمع عمومی مالکین حداقل در سال باید دو بار باشد همچنین تنظیم این گردهمایی و مدیریت آن توسط مدیر برگزیده مجمع می باشد.

بنا به هر دلیلی اگر مدیر ,تعدادی از مالکین و یا اعضای هیئت مدیره نیاز به برپایی جلسه برای امور ساختمان داشته باشند باید فورا” اقدام شود.این اطلاع رسانی جلسه حداقل باید از 7 روز قبل به تمامی مالکین و مستاجرین از طریق زنگ, فضای مجازی و حتی شخصا” انجام شود.

زمانی جلسه رسمیت پیدا میکند که لااقل نیمی از مالکان یا جانشین آنان در جلسه باشند اگر تعداد افراد حاضر مطلوب نباشد باید جلسه به حداقل دو هفته بعد موکول شود. این روند 14 روزه تا بار سوم(آخر) ادامه خواهد داشت اما در نهایت دیگر تعداد افراد حاضر برای شرکت در جلسه مورد ملاک نمی باشد.

صحت تصویب شدن قوانین در مجمع عمومی هنگامی موثق است که لااقل بیش از نصف مالکین(60 درصد) آن را بپذیرند. بهتر است این مصوبات, صورت جلسه شود و نزد شخص مدیر بماند همچنین در صورت وجود مشکل آن را بازگو کند.

وظایف مجمع عمومی

این وظایف در 8 بند اصلی در زیر خلاصه می شوند:

• مصوب کردن و ایجاد تغییرات در قوانین تملک بر طبق قانون کشور
• تصویب گزارش درآمد و هزینه سالانه ساختمان
• تصمیم گرفتن در مورد هزینه های دریافتی از هر واحد برای ذخیره کردن مقداری پول جهت حفظ و نگهداری ساختمان و انجام خدمات ساختمانی
• تصمیم در مورد شیوه اداره صحیح و درست ساختمان
• واگذاری اختیارات مدیریت به شخص مدیر منتخب برای ارایه سریع خدمات بهینه در ساختمان
• انتخاب مدیر اصلح و سنجش عملکرد مدیر منتخب,همچنین نظارت بر پیشرفت در خدمات ساختمان
• انتخاب فردی مناسب برای ریاست مجمع عمومی ساختمان

مهم ترین وظایف مدیریت ساختمان

وظایف مدیر(بخش اول)

1-اساسی ترین و مهمترین وظیفه مدیر حفظ و اداره ساختمان همچنین عملی کردن مصوبات منتخب در جلسات مجمع می باشد.این افراد باید نهایت تلاش خود را برای مصون ماندن ساختمان از ضرر و زیان انجام دهند و به بهترین شکل ممکن اداره کنند.

2-وظیفه بعدی که باید به آن خیلی توجه شود عدم واگذاری این سمت و  همچنین میزان اختیارات آن به اشخاص دیگر می باشد.بر طبق قانون تملک آپارتمان, مدیر و هیئت مدیره مجموعه نمی توانند فرد دیگری را به جای خود جایگزین کنند.دلیل واضح و مبرهن آن این است که مالکین ساختمان فردی را با توجه به ویژگی های خاص به عنوان مدیر انتخاب کردند که در شخص دیگری قابل مشاهده نبوده است.قابل ذکر است که در صورت عدم حضور مدیر در ساختمان (سه روز) می تواند به صورت موقت وظایف خود را به یکی از مالکین واگذار نماید.

3-دریافت میزان شارژ از هر واحد ساختمان توسط مدیر یکی دیگر از وظیفه ها اساسی می باشد که باید از ساکنین دریافت نماید. گرفتن شارژ از روش های مختلفی مانند شارژ ثابت, شارژ بر اساس تعداد اعضا ساختمان و متراژ صورت میگیرد.لازم به ذرک است روش هایی مانند شارژ بر اساس نفری در کنار متراژی,واحدی در کنار متراژی,واحدی در کنار نفری وواحدی در کنار نفری متراژی وجود دارد. نحوه دریافت شارژ از هر یک از حالات توسط مدیر و هیئت مدیره انتخاب می شود.

وظایف مدیر(بخش دوم)

4-ساکنین و مالکین ساختمان اگر نیاز به شکایت در مورد خدمات ساختمان , نحوه اداره غیرمناسب مدیر, به طور کلی انتقاد و ایراد از نحوه مدیریت داشته باشند, مدیر ساختمان و هیئت مدیره وظیفه رسیدگی به آنها را دارند.نکته ای که باید به آن اشاره کرد اگر اعضای ساختمان از واحد آپارتمانشینشان استفاده بکنند یا بنا به هر دلیلی فرصت استفاده از آنرا نداشته باشند باز باید هزینه شارژ را برای مدیر واریز بکنند.اما بارها پیش آمده است که اشخاصی از واحد استفاده نکرده و برایشان همیشه سوال بوده که چرا باید پول شارژ برای موضوعات آب,گاز و … حق شارژ را پرداخت کنند.چنین مواقعی پیشنهاد می شود که موضوع را با مدیر درمیان بگذارید و در صورت معقول بودن علت آنان نیازی به پرداخت حق شارژ نمی باشد.

5-اگر در خاطرتان باشد راجع به بیمه آتش سوزی در قسمت های بالا اشاره شد.بیمه کردن آپارتمان و ساختمان جزو یکی از موضوعاتی است که مدیر باید آن را در اولویت کارهای خود بگذارد.آتش سوزی متاسفانه خبر نمیکند پس یک قضیه کاملا” حیاتی بوده که باید حتما” ساختمان مورد نظر بیمه شود.مدیر ساختمان باید در جلسه ای سهم هر واحد برای پرداخت این هزینه در راستای بیمه ساختمان در هنگام آتش سوزی را ذکر کرده در غیر این صورت عواقب کار و خسارات وارده به ساختمان بر عهده مدیر می باشد.این هزینه دریافتی برای بیمه آتش سوزی متناسب با متراژ و زیر بنای هر واحد بررسی می شود.

6-دفاتر اسناد,گواهی تسویه حساب مخارج ساختمان را در زمان رهن ,اجاره,خرید, فروش و .. را چک می کنند.به یاد داشته باشید که این گواهی باید مورد تایید شخص مدیر  باشد به طوریکه امضای مدیر پای آن گواهی واقع شده باشد.

وظایف مدیر(بخش سوم)

7-مدیر ساختمان در هر جلسه ای که تشکیل می دهد, امکان این وجود دارد که بعضی از ساکنین نتوانند در زمان مقرر حضور پیدا کنند.همچنن در آن روز ممکن است قوانینی جدید برای ساختمان تصویب بشود سپس باید مدیر ساختمان به افراد غایب این قوانین را اطلاع رسانی بکند.وظیفه اطلاع رسانی موضوعات و قانون های مورد قبول در مجمع عمومی به مالکین غایب در همان روز بر عهده مدیریت ساختمان می باشد. به یاد داشته باشید مدیر باید 7 روز زودتر به تمامی مالکین و ساکنین خبر جلسه را بدهد همچنین پس از تصویب قوانین جدید در آن جلسه حداکثر 10 روز فرصت اطلاع رسانی به اشخاص غایب در جلسه را خواهد داشت.

8-اگر در جلسات مجمع عمومی صحبت از بازسازی ساختمان شود و تمامی مالکین به آن واکنش مثبتی بدهند همچنین قصد این کارو داشته باشند وظیفه پیگیری این بازسازی بر عهده مدیر یا مدیران می باشد.در حین کار اگر فردی واحد خود را تخلیه نکند مدیر مجموعه می تواند یک گواهی از دادگاه برای تخلیه فراهم کند.البته باید توجه داشت که برای بازسازی ساختمان,ابتدا ساکنین نیاز به مهلت برای پیداکردن مکان مناسب جهت سکونت دارند.در صورتی که ساختمان نیاز به ترمیم و بازسازی داشته باشد همچنین تعدادی از مالکین موافقت با این کار نداشته باشند شخص مدیر می تواند موضوع را با وزارت شهرسازی در میان بگذارد.وزارت شهرسازی و مسکن با ارسال چند فرد متخصص در این زمینه از سمت دادگاه قانونی,ساختمان را بررسی و نظر نهایی را ابلاغ می کند.نظر این افراد ارجعیت به تمامی رای مالکین ساختمان چه در صورت مخالفت و چه موافقت دارد.

وظایف مدیر(بخش پایانی)

9-همان طور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم مدیر ساختمان به افراد بدهکار نباید مانند ساکنینی که بدهکار نیستند خدمت رسانی کند.با ارایه اظهارنامه به شخص بدهکار مهلت 7 الی 10 روزه برای پرداخت بدهکاری و تسویه حساب داشته, همچنین باید رسیدگی لازم در این زمینه را انجام دهد.تا زمانی که اظهارنامه مستقیما” از طرف مراجع قضایی ابلاغ نشود مدیر نمی تواند خدمات را قطع کند.ممکن است بعد از ابلاغ آن باز هم شخص بدهکار مبلغ را پرداخت نکند که شخص مدیر توانایی قطع خدمات آب,برق,گاز و … را تا اطلاع ثانوی(زمان پرداخت) دارد.شخص مدیر این اظهار نامه را در برگه و فرم هایی که مختص دادگاه هستند باید بنویسد, همچنین تعداد سه نسخه از آن را امضا می کند.در این اضهار نامه باید کلیه موضوعات و مطالب به صورت کامل درج شود و به دست کارشناسان دادگاه رسانده شود تا به اطلاع مالک برسانند.

10-اگر شخص مجددا” به مبلغ بدهکاری خود توجهی نکند مدیر می تواند موضوع را با دفاتر اسناد رسمی در میان گذاشته تا درخواست صدور اجراییه برایش انجام شود.دفاتر اسناد,دارایی شخص بدهکار را ضبط و توقیف کرده همچنین پس از بررسی لازم,اموال آن را به فروش می گذارند.پس از فروش میزان مبلغ بدهکاری شخص با ساختمان را تسویه کرده و مشکل حل می شود.قابل ذکر است که می توان جدای از این کار اقدامات لازم به طرح حضور شخص در دادگاه را جهت دریافت میزان بدهکاری مالک پیاده سازی کرد .

11-همان طور که در قسمت های بالا اشاره کردیم صورت جلسه کردن جلسات مجمع یکی از وظایف بسیار مهم مدیر بوده که باید در نگهداری آن کوشش فراوانی انجام دهد.صورت جلسات را باید تمامی حضاری که در آن روز شرکت کرده تایید و آن را به صورت دستی(امضا) بکنند چرا که مدرک بسیار مهمی بوده همچنین می توان به این سند در مراجع قانونی اتکا کرد.

مدت زمان مدیریت ساختمان

مدت زمان مدیریت یک ساختمان توسط شخص منتخب باید 1 الی 2 سال بوده و بیشتر از آن در اختیار ساکنین در صورت راضی بودن از عملکرد مدیر می باشد.در بیشتر ساختمان ها وظیفه مدیر به صورت گردشی بین ساکنین بوده چرا که توصیه شده همه در این موقعیت قرار گیرند.

علت اصلی جا به جایی وظیفه مدیریت ساختمان و واگذار کردن نقش به تمامی اهل ساختمان اصطلاحا” پیداکردن چم و خم کار همچنین درک کردن مسئولیت می باشد.

مسئولیت مدیریت در برابر رخدادها

بیاید موضوع آتش سوزی و بیمه آن را مجددا” بررسی کنیم.مدیر باید تمامی واحد های ساختمان را به صورت کلی بیمه کرده و توجه خاصی به این موضوع بکند.مدیر و هیئت مدیره باید در جلسه ای این موضوع را جدی بیان کنند طوری که سهم هر واحد را متناسب با متراژ بررسی کرده همچنین مبالغ را دریافت و به شرکتی مناسب جهت بیمه کردن ساختمان ارایه کند.

اگر مدیر و هیئت مدیره اهمیتی زیادی به موضوع بیمه آتش سوزی ندهد تمام مسئولیت حادثه بر عهد خودشان می باشد و باید کلیه ضررهای وارده به ساختمان را جبران کنند.ضررهای مالی و جانی به مالکین و ساکنین مسئولیت سنگینی به همراه خواهد داشت که مدیر باید خیلی به آن توجه نماید.

پس بیمه ساختمان برای آتش سوزی امری بسیار ضروری می باشد. پیشنهاد می شود که مدیران عزیز حتما” این کار را در اولویت قرار بدهند تا پیگیری های لازم توسط شرکت بیمه انجام شود.شرکت بیمه از این آشفتگی ذهنی جهت آتش سوزی خیال مدیران و مالکین را در راستای خسارات وارد به ساختمان و اشخاص آسوده می کند.

وظیفه مدیر برای آسانسور

اگر در خاطرتان باشد در قسمت های بالا راجع به ضرورت پرداخت مخارج بیمه ساختمان و نحوه پرداحت آن به صورت متراژ و یا ثابت صحبت کافی و لازم را کردیم.مدیریت ساختمان وظیفه دارد زمانی که پول شارژ ماهیانه را از ساکنین یا مالکین مربوطه دریافت میکند از خدمات زیر دست نکشد.قبل از شروع توجه داشته باشید که تمامی هزینه های لازم اعم از نظافت,خرید مایع شست و شو ,روغن ,خدمات آسانسور و … در شارژ ساختمان باید  لحاظ شود. هزینه هایی که شارژ ساختمان را شامل می شود در بندهای زیر قابل مشاهده است.

• هزینه برق,گاز و آب
• مخارج آسانسور
• هزینه های کلی خدمات تعمیرات و نگهدای ساختمان(شامل آسانسور هم بوده)
• پرداخت هزینه برای سرایدار ساختمان(نگهبان ساختمان)
• رسیدگی لازم در مخارج لوازم و ابزار های کاربردی برای کلیه ساختمان(مانند روغن برای آسانسور و لامپ برای روشنای ساختمان)

بعد از بیمه آتش سوزی مدیر باید با یک شرکت موثق و بااعتبار در زمینه خدمات آسانسور وارد مذاکره بشود و قراردادی در بابت این موضوع تنظیم کند.این قرارداد شامل خدمت رسانی در نگهداری و تمعیرات آسانسور بوده و باید توجه لازم برای آن صورت گیرد.

دستمزد مدیر چگونه برآورد می شود

مدیر ساختمان هم مانند تمامی افرادی که مشغول به کار در زندگی روزمره خود هستند شامل حق الزحمه و امتیازات مناسبی می باشد.بدین ترتیب بین هیئت مدیره و مدیر ساختمان یک قراردی تنظیم می شود که اصطلاحا” کنترات مدیر با در نظر گرفتن تمامی جوانب اعم از مقدار پرداخت حق الزحمه و امتیازات شاخصی را در برگیرد.

با توجه به اینکه گفته شد مدیر ساختمان می تواند شخصی بیرون از مجموعه یا داخل آن باشد هیچ تمایزی بین این دو حالت در خصوص موضوع فوق صورت نمیگیرد. اگر مدیر بدون دخالت شخصی,سرراست توسط ساکنین انتخاب و هیچ صحبتی در قرارداد اجرایی جهت پرداخت حق الزحمه و .. نزده باشند ,مدیر طبق قوانین کشوری نمی تواند پولی را جهت دستمزد بر دارد.

امروزه در ساختمان ها با تصمیم گیری کلیه ساکنین و مالکنین همچنین هیئت مدیره,شخص مدیر را باتوجه به وظایف سنگین و طاقت فرسا از پرداخت شارژ ماهانه منع کرده اند.حق الزحمه مدیر در همان شارژ ساختمان محاسبه می شود همچنین دستمزد آن بخشی از هزینه های عام یک مجموعه ساختمانی می باشد. تصمیم برای پرداخت این مقدار هزینه جهت مدیریت ساختمان  توسط اعضای هیئت مدیره و کلیه مالکین صورت میگیرد که تمامی افرارد باید رضایت کامل خود را در مجمع عمومی مطرح نمایند.

رسیدگی به قانون شکنی مدیر و سو استفاده از جایگاه خود

بر اساس قوانین آپارتمان نشینی همچنین جلسات مجمع عمومی, موضوعاتی از قبیل وظایف مدیریت و مالکین طور کلی تشریح می شود.در صورتی که هر یک از طرفین یعنی هیئت مدیره,مدیر و تمامی ساکنین ساختمان قانون شکنی مرتکب شوند تقاضای صدور شکایت برای تمامی اعضا شدنی است. خصوصا” مدیر اگر از حدود وظایف خود تخطی نماید و اختلالی در ساختمان ایجاد کند میتوان به تنظیم شکایت در مراکز قانونی اقدام کرد.

کلیه اقداماتی که منوط بر بخش مشترک ساختمان باشد,اذن تمامیه مالکین برای عملی کردن آن کار در الویت بوده و اگر مدیر به میل خود قدمی در این راه بردارد میتوان شکایت علیه شخص مدیر انجام داد.برای درک بهتر, پشت بام یک قسمت کاملا” مشترک برای ساکنین بوده زیرا تمامی کولر ها ,بندهای لباس و … در آنجا می باشد اگر مدیر بخواهد آلاچیقی در پشت بام راه اندازی کند باید کلیه اعضای ساختمان موافقت خود را اعلام کنند.این گونه از اقدامات باید در جلسات عمومی بیان شود و اگر مدیر هر کدام از اعمال نام برده را بدون هماهنگی ساکنین انجام بدهد می توان کارهای قانونی را در مورد این شخص دنبال کرد.

مدیر ساختمان نمی تواند کارهایی انجام دهد که بر خلاف وظایف اوست.در صورت مشاهده این اعمال می توان مدیر را بازخواست کرده و اگر مدیر بی اعتنایی بکند تمامی مالکین می توانند اقدام به شکایت کنند.توجه داشته باشید که ابتدا به مدیر تذکر داده شود و اگر مجددا” وی به قوانین ساختمان احترام نگذاشت سپس شکایت را تنظیم کنید.

پرتکرار ترین سوالات

بر طرف کردن اختلافات رایج اعضای ساختمان تا چه حد در حوزه استحفاظی مدیر می باشد؟به طور کلی در قسمت های عمومی ساختمان همچنین مشکلات بین ساکنین ( بر طبق اساسنامه) , مدیر باید رسیدگی و مشکل را حل نماید.مشکلاتی خصوصی ساختمان که شامل اختلاف ساکنین و بخش های عمومی نشود در حوزه مدیر برای رفع آن نمی باشد.

مدیر در کدام حالت خاص باید کل خسارت وارده به ساختمان را پرداخت کند؟ یادتان هست در مورد بیمه آتش سوزی و کلیه مسایل آن همچنین در مورد نحوه گرفتن شارژ و هزینه برای خدمات ساختمانی صحبت کردیم.حال اگر ساکنین این مخارج را تمام و کمال پرداخت بکنند ولی مدیر رسیدگی لازم را در این زمینه انجام ندهد کلیه خسارات وارده به ساختمان به گردن مدیر مجموعه می باشد.

مستاجر با توجه به قوانین تملک می تواند نقش مدیر را دریافت کند؟بله اگر در خاطرتان باشد گفتیم مدیر میتواند حتی شخصی بیرون از ساختمان باشد و بنا به صلاح دید اعضای ساختمان این رای گیری در مورد تمامیه افراد انجام می شود.

آیا مدیر می تواند بدون هماهنگی تصمیمات خود را عملی کند؟قطعا” خیر,در این زمینه باید حداقل 50 درصد مالکین رای مثبت به تصمیم مدیر بدهند تا رسیدگی لازم برای آن انجام شود.

پایبندی به هزینه پرداختی (معوقه) ,شامل چه کسانی می شود؟ به زبان ساده شامل تمامی اعضای ساختمان میشوند و هیچ استثنائی در آن وجود ندارند همچنین همگی باید به معوقات خود متعهد باشند.